Infomaniak: Partager son calendrier entre plusieurs collaborateurs sur Outlook et Android/iPhone

Aujourd’hui, nous allons voir comment partager son calendrier avec ses collègues via le nouveau calendrier Infomaniak.

Cette option peut être très pratique dans votre organisation lorsque votre entreprise n’utilise par exemple pas Microsoft Exchange. 

Il sera possible grâce à cela de définir vos options de partage (si la personne peut modifier votre calendrier ou non), de voir le calendrier de vos collègues, et de leur laisser l’accès à votre calendrier. 

Nous partons du principe que vos collègues et vous avez tous un compte e-mail sur infomaniak, et que vous avez accès à vos emails via le workspace (workspace.infomaniak.com). Si ce n’est pas le cas, commencez par les créer: Hébérgement e-mail sur Infomaniak

1. Créer les calendriers sur Infomaniak

Rendez-vous sur calendar.infomaniak.com depuis votre compte et créez un nouveau calendrier en cliquant sur le bouton « + » situé dans le menu de gauche.

Donnez un nom à votre calendrier, une couleur puis sélectionnez « Partager avec d’autres utilisateurs ».

Ajoutez les adresses emails de vos collègues ou amis (leurs adresses Infomaniak). Puis cliquez sur « Ajouter »

Définissez ensuite pour chaque contact les droits qu’il aura sur votre calendrier:

  • Peut consulter
  • Peut modifier
  • Peut modifier et partager

Vous pouvez aussi depuis ce menu annuler l’invitation (Ne plus partager) ou renvoyer le lien d’invitation si la personne ne l’a pas reçu.

Vos contacts recevrons directement un email contenant un lien pour accepter l’invitation et ajouter votre calendrier sur leur page calendar.infomaniak.com.

Demandez ensuite à vos collègues de faire de même afin de pouvoir accéder à leurs calendrier. Il est plus simple de faire cette opération dès le début plutôt que d’y revenir par la suite.

2. Ajouter les calendriers sur Outlook pour Windows

Maintenant que les calendriers sont partagés, il est temps de les ajouter à votre logiciel de messagerie. Dans notre exemple, nous allons prendre Outlook pour Windows.

De manière native, Outlook ne permet pas de synchroniser les calendriers Web à la manière d’un serveur Exchange. Il nous faut donc pour cela télécharger un plugin Outlook servant à faire la synchronisation bi-directionelle.

Téléchargez le plugin « CallDav Synchronizer » depuis le site suivant et installez le sur votre ordinateur. Une fois l’installation effectuée, redémarrez Outlook et un nouveau menu devrait apparaître

Cliquez sur « Synchronization Profiles » pour pouvoir ajouter les calendriers.

Cliquez ensuite sur le bouton « + » pour ajouter un profil

Sélectionnez « Generic CalDav/CardDav » et cliquez sur « Ok »

Une fois ces premières options choisies, vous arrivez dans le menu de création de votre profil.

Regardons les différents champs un par un:

  1. Name: Choisissez un nom pour votre profil de synchronisation. Quelque chose de parlant (par exemple votre adresse email).
  2. Outlook Folder: Définissez où votre calendrier va être sauvegardé en cliquant sur les « … » sur la droite (2). Une fois sur ce menu, rendez-vous sous « Calendrier Internet » (1), puis cliquez sur « Nouveau » (2), et enfin entrez un nom (par exemple votre adresse email) (3). Sélectionnez ensuite « Elément calendrier » (4), puis cliquez sur « Ok » (5).
  3. Synchronize items immediately after change: Cliquez ici si vous souhaitez que chaque changement lance une synchronisation
  4. DAV URL: Introduire ici l’url « sync.infomaniak.com »
  5. Username: Vous trouverez votre nom d’utilisateur en cliquant sur l’assistant de synchronisation dans le menu de gauche sur « Assistant de synchronisation », puis en choisissant « Mes contacts & Agendas » -> « Sur mon ordinateur » -> « Windows »
  6. Mot de passe: Celui que vous utilisez pour vous connecter à calendar.infomaniak.com
  7. E-mail address: L’adresse e-mail associée à ce compte calendrier
  8. Cliquez ensuite sur « Test & Discovery », cela permettra de tester que la connexion fonctionne bien et vous pourrez y sélectionner le ou les calendriers à synchroniser.
  9. Synchronization mode: Laisser l’option par défaut si vous voulez synchroniser dans les deux sens (ordinateur à serveur et inversement)
  10. Synchronization interval (minutes): Choisissez le délai entre deux synchronisations.
  11. Vous pouvez ensuite cliquer sur « Ok » pour valider le profil. Et voilà !

Si tout s’est bien déroulé, vous pouvez maintenant voir dans l’onglet calendriers de Outlook les calendriers partagés avec vous.

3. Synchroniser les calendriers de ses collègues sur Android ou iPhone

  1. Sur Android et iPhone, il est un peu plus simple de faire la synchronisation. En effet, il vous suffit pour cela de télécharger l’application « Infomaniak Sync » que vous pouvez retrouver sur les stores ou sur ce lien.
  2. Ouvrez l’app sur votre mobile, puis saisissez vos identifiants Workspace (ceux pour vous connecter à calendar.infomaniak.com).
  3. Sélectionnez les calendriers que vous souhaitez synchroniser.
  4. Lancez la synchronisation en cliquant sur l’icône en bas à droite de votre écran.

Voilà ! Vos calendriers sont maintenant partagés et disponibles sur votre appareil android ou iPhone.

Nous vous conseillons d’utiliser l’application « Calendar » de Google en ce qui concerne la vue de ces calendriers. En effet, cette application prend en charge facilement et rapidement ce type de calendrier synchronisé.

Vous avez encore des questions concernant la synchronisation ou vous souhaitez nous contacter pour de plus amples informations ? Rendez-vous sur notre page de contact pour nous écrire !

Tags:

Laisser un commentaire